top of page
  • Writer's pictureRevidera

Ali že vodite evidence delovnega časa?

Po 20. novembru bo to zakonsko potrebno! Mesec november namreč prinaša nove zakonske podlage ter s tem pravila evidentiranja izrabe delovnega časa, saj z 20. novembrom začne veljati nov zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A). Spremembe, ki so bile sprejete letos maja, bodo postavile pod drobnogled natančno beleženje delovnega časa zaposlenih. Kljub temu, da ni nujno, da investirate v elektronski sistem za evidentiranje delovnega časa, bo pa do 20. novembra potrebno urediti nekaj prilagoditev. Kaj točno bo treba spremeniti?


Začetek uporabe sprememb zakona o evidentiranju delovnega časa se bliža. Nova pravila zahtevajo podrobnejše beleženje delovnega časa zaposlenih, natančneje od 20. novembra bodo morali delodajalci voditi evidenco o izrabi delovnega časa za redno zaposlene, študente, upokojence, vajence, dijake, kot tudi za izvajalce po pogodbah (podjemna ali avtorska pogodba) - pod pogojem, da omenjene osebe to delo opravljajo osebno, so vključene v delovni proces vašega podjetja ali pri svojem delu večinoma uporabljajo sredstva v lasti podjetja.


Po novem bo tako evidenca o izrabi delovnega časa morala vsebovati naslednje podatke, za vnos katerih je zadolžen delodajalec:


  • podatki o številu ur,

  • skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,

  • opravljene ure v času nadurnega dela,

  • neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,

  • neopravljene ure, za katere se ne prejme nadomestilo plače,

  • število ur pri delih na delovnem mestu, za katere se šteje zavarovalna doma s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,

  • čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,

  • izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,

  • opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),

  • opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in

  • tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.


Novost bo tudi obvezno obveščanje delavcev o podatkih iz evidence enkrat mesečno, in sicer do konca plačilnega dne. Delavci pa bodo imeli pravico zahtevati izpis podatkov tedensko. Za obveznost seznanitve iz prejšnjega stavka se šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec. Hramba evidence in dokumentacije, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki je urejena v petem odstavku 19. člena ZEPDSV, ki določa, da se le ta hrani na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca.


Kaj to pomeni v praksi?

To pomeni, da je obstoječim evidencam potrebno dodati zgoraj naštete podatke. Glede načina vodenja evidenc, zakon ne predpisuje specifičnosti, dovoljuje ročno, elektronsko ali hibridno vodenje. Delodajalci lahko celo uporabljajo Excelove tabele, če le zadostujejo standardom. Izjeme pri vodenju evidenc veljajo za poslovodne osebe, za katere se elementi delovnega časa lahko izločijo iz uporabe, vendar je dokazno breme na delodajalcu.


Osebni podatki

Za vsakega zaposlenega v delovnem razmerju je potrebno voditi evidenco, ki vključuje osnovne osebne podatke, kot so ime, EMŠO, kraj in država rojstva, naslov, izobrazba, status invalidnosti ali delne upokojitve ter morebitno dopolnilno delo.

Podatki o delovnem dovoljenju so obvezni, če je zaposleni tujec.

Pomembno je zabeležiti informacije o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi in podatke o prenehanju le-te.


Mesečni vpisi v evidenco stroškov dela

Mesečno je potrebno v evidenco stroškov dela vpisovati številke TRR delavca skupaj s podatki o plačah in nadomestilih plač, ki jih krije delodajalec.

Ostali stroški dela, kot so povračila, regres, jubilejne nagrade, morajo biti prav tako natančno zabeleženi.

Zakonsko predpisani prispevki za socialno varnost, ki bremenijo delodajalca in delavca, morajo biti evidentirani za vsakega zaposlenega.


Dnevno beleženje izrabe delovnega časa

Vsakodnevno je potrebno beležiti podatke o izrabi delovnega časa, vključno s številom opravljenih ur, tako polnega delovnega časa kot tudi delovnega časa krajšega od polnega.

Opravljene nadure in neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca ali drugih organizacij, je treba natančno evidentirati.

Prav tako je pomembno beležiti ure pri delih na delovnem mestu, ki vplivajo na zavarovalno dobo ali zahtevajo obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje.


Za koga bo elektronsko vodenje evidenc obvezno?

Dodatne spremembe se nanašajo na elektronsko vodenje evidenc, ki postane obvezno za delodajalce, ki so prejeli globo zaradi kršitev določb delovnega časa. Globe za neupoštevanje zakona so predvidene od 150 do dva tisoč evrov, od 1.500 do 20 tisoč evrov za delodajalce, ki ne vodijo elektronske evidence. Za manjše delodajalce in posameznike so predvidene nižje globe.


Za učinkovito uporabo evidenc, ki med drugim predvidevajo izboljšanje produktivnosti ter zagotavljanje pravne varnosti, pa se delodajalcem priporoča ustrezna določitev pravil glede prihodov, odhodov, odmorov in nadur ter ustrezno seznanitev delavcev. Prav tako je priporočljivo zagotoviti primerno usposabljanje za uporabo sistema za evidenco o izrabi delovnega časa, ki bo omogočilo pravilno beleženje.

sprememba zakona o evidentiranju delovnega časa
Evidenca delovnega časa

コメント


bottom of page